VvW Control 2020
Software für Unternehmenscontrolling inkl. App zur Zeiterfassung für Android, iPhone und iPad
 
 

 

„Die Frage ist nicht, ob Sie sich ein umfassendes Projektcontrolling leisten können, sondern wie lange Sie es sich noch leisten können, darauf zu verzichten.“

Kostenlose Präsentation...

Projektcontrolling gewinnt in Architektur- und Ingenieurbüros angesichts immer enger werdender Honorare zunehmend an Bedeutung. Für Planungsbüros wird es zunehmend wichtiger, den wirtschaftlichen Erfolg sowohl der einzelnen Projekte als auch des ganzen Büros ständig zu überprüfen und bei drohenden Fehlentwicklungen frühzeitig gegenzusteuern.
VvW Control 2020 - die nach dem PeP-7-Standard zertifizierte Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) - unterstützt Sie bei der Bearbeitung, Steuerung und Dokumentation von Projekten und Aufgaben im Büroalltag eines Architektur- oder Ingenieurbüros sowie bei der Honorarberechnung nach HOAI.



Umsatzsteuersenkung zum 01. Juli 2020

In den letzten Wochen erreichten uns zahlreiche Anfragen von Nutzern unserer HOAI-Software und von VVW-Control zur Umsetzung der Umsatzsteuersenkung. Zur Vorinformation bietet die Bundesarchitektenkammer unter dem Titel „Fragen und Antworten zur temporären Mehrwertsteuersenkung bei Architektenverträgen“ einen Überblick über die verschiedenen Varianten.

https://www.bak.de/w/files/bak/02architekten/coronavirus/fragen-zur-temporaeren-mehrwertsteuersenkung-stand-3.7.2020.pdf

Hinweise zur Abrechnung innerhalb unserer Programme finden Sie unter folgendem Link:

https://www.weise-software.de/download/anleitungen/ust_2020_2.pdf

Grundsätzlich sollten Sie sich zu diesem Thema mit Ihrem Steuerbüro abstimmen.




"...Sehr gutes Programm, - bislang das Beste uns bekannte zum Thema Kosten- und Zeitenkontrolle..."

Dipl.-Ing. A. Schmidt
montagarchitekten, Aachen
"Ich bin sehr froh, dass wir den Schritt gemacht haben, diese Controlling-Software zu erwerben. Mit ein wenig Vorkenntnis der Materie ist vieles intuitiv bedienbar und wenn man selbst nicht weiterkommt, hilft der Support…"

Daniel Climaco
Architekturbüro Heinz, Tholey
"Ich empfinde die Arbeit mit den Programmen von VVW und insbesondere die unkomplizierte Hilfestellung auch bei kleinen Problemen als sehr angenehm.

Insbesondere das Thema Controlling wurde leicht verständlich umgesetzt, so dass die Software für mich und meine Mitarbeiter zum täglich genutzten Werkzeug geworden ist."

Maik Schroeder
BPS architektur gmbh, Döbeln

Gesamtinstallationen: über 4 950

Kostenlose App zur Zeiterfassung

Ein ausgereiftes, klar strukturiertes Projektmanagement wie in VvW Control 2020 gibt Ihnen zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Kosten- und Leistungsstand. Nur eine ständige Kontrolle über den Stand der Projekte hilft, deren Wirtschaftlichkeit abzuschätzen und Einsparpotentiale zu erkennen. Ein solches Projekt- und Unternehmenscontrolling setzt zum einen die vollständige Erhebung und zum anderen eine kennzahlenorientierte Auswertung der entscheidungsrelevanten Daten voraus. Für die Erhebung stehen Ihnen bei VvW Control 2020 intuitive Masken zum Eintragen von Zeiten, Kosten und Einnahmen zur Verfügung.

GoBD-Siegel

Insbesondere der Erhebung der Arbeitszeiten kommt eine besondere Bedeutung zu, da Personalkosten mit durchschnittlich 60 % den größten Kostenblock in einem Planungsbüro darstellen. Hierfür bietet VvW Control 2020 die Möglichkeit, die Zeiten sowohl zentral als auch dezentral durch jeden einzelnen Mitarbeiter zu erheben sowie die Arbeitszeiten einzelnen Projekten und Tätigkeiten zuzuordnen. Ebenso schnell und komfortabel können bspw. Reisekosten erhoben werden. Alle Kosten werden bei VvW Control 2020 einerseits einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger und andererseits einer Kostenart zugeordnet. Die Kostenstellen können in Projektkostenstellen (als Einzelkostenträger) oder Unternehmenskostenstellen (z. B. Standorte oder Abteilungen als Gemeinkostenträger) unterschieden werden und werden vom Nutzer selbst angelegt. Die Kostenarten sind bei VvW Control 2020 bereits vorgegeben und orientieren sich an der Systematisierung der Kostenarten der PeP-Praxisinitiative. Dabei werden zunächst die Hauptgruppen Sach- und Personalkosten unterschieden und diese dann weiter differenziert. VvW Control 2020 unterstützt – wie auch von der PeP-Praxisinitiative empfohlen – die Plankostenrechnung. Für Sie hat dies den Vorteil, dass nicht nur tatsächlich angefallene Kosten (wie bei der Istkostenrechnung) oder nur ein vergangenheitsbezogener Rückblick auf Durchschnittswerte (wie bei der Normalkostenrechnung) betrachtet werden, sondern der Fokus auch auf zukünftige Kosten gelegt wird. Dabei werden nicht nur variable, sondern auch fixe Kosten betrachtet (Vollkostenbasis) und diese voneinander getrennt ausgewertet, d. h. der flexiblen Plankostenrechnung wird der Vorrang vor der starren Plankostenrechnung gegeben. Durch die Anwendung der flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis wird ein vorausschauendes Controlling ermöglicht, welches eine schnelle und einfache Aufbereitung von Ist- und Planwerten erlaubt. Bei der Auswertung der Daten stehen zum einen die PeP-7-Kennzahlen und zum anderen eine Reihe weiterführender Berichte im Mittelpunkt.

VvW Control 2020 ermöglicht Ihnen, mit einem Klick auf alle von der PeP-Praxisinitiative entwickelten, standardisierten und brancheneinheitlichen Schlüsselkennzahlen in ihrer Entwicklung über die Jahre hinweg zuzugreifen. Der Vergleich mit Branchenkennzahlen zeigt Ihnen, wo Ihr Planungsbüro besser ist als der Durchschnitt und wo Handlungsbedarf besteht. Je eher Ihnen Abweichungen auffallen, desto schneller und wirkungsvoller können Sie gegensteuern.

Ausgehend von diesen PeP-7-Kennzahlen wurden von der Weise Software GmbH weitere Kennzahlen entwickelt. Diese sowie einige zentrale Berichte können Sie auf einen Klick ermitteln. Daneben besteht für Sie aber auch die Möglichkeit, mit dem Datenreport-Designer "Fast Report’ bestehende Berichte an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen oder komplett neue Berichte zu generieren. Die hier beschriebene Erhebung und Auswertung der wichtigsten Daten Ihres Unternehmens ermöglicht Ihnen ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz in der Projektsteuerung und erhöht die Entscheidungssicherheit sowie die Qualität planerischer Leistung. Dadurch können Kosten gespart und die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Planungsbüros gesteigert werden. Durch die klare Benutzerführung, übersichtliche Menüs und Oberflächen sowie eine übersichtliche Hilfe funktioniert Ihr Controlling überraschend leicht. Neben den Aspekten des Controlling und des internen Projektmanagements bietet VvW Control 2020 auch eine Reihe von Erleichterungen im Bereich der Büroorganisation. Durch eine Vielzahl von Modulen im administrativen Bereich hilft die Software Ihnen, Arbeitsabläufe zu straffen und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen, um auf diese Weise eine hohe Produktivität und Wirtschaftlichkeit zu erreichen. Die Daten aus diesen Modulen können zudem von allen Programmen der Weise Software GmbH gemeinsam benutzt werden. VvW Control 2020 enthält die hierfür entsprechenden Schnittstellen.

Mit VvW Control 2020 steht Ihnen nun also eine Komplettlösung für Controlling, internes Projektmanagement und Büroorganisation zur Verfügung, welche auf dem branchenüblichen PeP‑Standard basiert und Sie sowohl bei strategischen Entscheidungen als auch bei der operativen Arbeit unterstützt. Durch das individuell anpassbare Standardkonzept können Sie VvW Control 2020 ganz auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und Wünsche zuschneiden.


Systemvoraussetzungen:
  • 240 MB freier Festplattenspeicher
  • mind. 2 GB freier Hauptspeicher
  • Windows 7, Windows 8, Windows 10
Datenbanknutzung:
In der Einzelplatzversion ist eine Accessdatenbank hinterlegt, deren maximale Größe 2 GB betragen kann. Mit der Netzwerkversion wird kostenfrei der MS SQL-Server-Express mitgeliefert, dessen maximale Größe 10 GB beträgt. Sollten Sie bereits den kostenpflichtigen SQL-Server von Microsoft einsetzen, dessen Größe unbegrenzt ist, können Sie diesen ebenfalls benutzen.

Softwarepakete

In unserem Shop haben wir für Sie zusätzlich spezielle Softwarepakete zusammengestellt, bei denen Sie im Vergleich zum Einzelkauf richtig sparen können.

Sollten Sie darüber hinaus weitere Angebote benötigen, so sprechen Sie uns an oder senden Sie uns eine Mail.

Angebotsanfrage

Definition des Controllings:

Controlling ist ein Instrument der Unternehmensführung, das Planung, Steuerung, Kontrolle und das Berichtswesen umfasst.

Grundlage ist eine detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) als Informationssystem für ein erfolgreiches Controlling.

Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung:

  • Wertmäßige Erfassung und Darstellung des betrieblichen Leistungsprozesses
  • Wirtschaftlichkeitskontrolle, d.h. insbesondere die Überwachung der mengenwirtschaftlichen Komponente des Betriebsergebnisses
  • Ermittlung der Stundensätze
  • Durchführung der Projektkalkulation (Vor-, mitlaufende und Nachkalkulation)
  • Ermittlung des „Betriebsergebnisses“, d.h. des Erfolges, der durch ausschließlich betriebliche Leistungen des Planungsunternehmens erwirtschaftet wird.

Grundsätze der Kosten- und Leistungsrechnung

  • Kosten und Leistungen müssen für dieselbe Periode dargestellt werden.
  • Die Kosten sollen im Zeitablauf vergleichbar sein.
  • Die ermittelten Kosten müssen aktuelle Zahlen darstellen.
  • Die Verrechnung der Kosten auf Projekte soll möglichst verursachungsgerecht erfolgen.
  • Die Kostenrechnung sollte nur die im normalen Betrieb anfallenden Kosten berücksichtigen.
  • Die Kosten- und Leistungsrechnung soll nach betriebswirtschaftlichen und nicht nach steuerlichen Grundsätzen erstellt werden.
  • Die Kosten- und Leistungsrechnung muss wirtschaftlich erstellt werden. Aufwand und Nutzen müssen im angemessenen Verhältnis stehen.
  • Die Kosten- und Leistungsrechnung unterliegt im Gegensatz zur Buchhaltung kaum gesetzlichen Vorschriften.

Welche Unterstützung erhalten Sie dabei durch unser Programm?

  • Verwaltung von Mitarbeitern und Projekten
  • Ressourcenplanung
  • detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten auf Projekte
  • Erfassung von Kosten und Leistungen
  • Ermittlung von Stundensätzen
  • Kalkulation von Projekten
  • Kosten- und Leistungsplanung
  • Projektentwicklungsübersicht
  • diverse Auswertungsmöglichkeiten und Hilfen für das innerbetriebliche Berichtswesen

Und mit dem Honorarberechnungsmodul zusätzlich eine integrierte Honorarberechnung für Kalkulation + Erstellung von Angeboten auf Basis von gesetzlichen Vorlagen (z. Bsp. HOAI) sowie Rechnungslegung. Der Leistungsumfang entspricht dem HOAI-Pro in der jeweils aktuellen Version.

Durch die Integration erhalten Sie die Möglichkeit der Übernahme folgender Daten in den Controllingbereich:

  • Leistungsphasen mit den anteiligen Honoraren entsprechend den Angebotsdaten
  • abgerechnete Leistungen aus der Rechnungslegung

Die folgende Übersicht soll die Schnittstellen zwischen den Modulen verdeutlichen:


  • Projektverwaltung, beliebig mit Leistungsphasen untergliederbar
  • Erfassung der vereinbarten Honorare pro Leistungsphase
  • Mitarbeiterstammdaten
  • Sollarbeitszeiten
  • Urlaubseingabe
  • Teilzeitkräfte
  • Festlegen von Stundensätzen
  • Budgetierung
  • Stundenabschätzung
  • Zeiterfassung (Stechuhr, tabellarisch, WEB-Interface)
  • Zeiteinträge umbuchen
  • Erfassung von Abwesenheitszeiten
  • Importschnittstelle
  • Überstundenauswertung und -verrechnung
  • Nutzerverwaltung
  • Nutzerverwaltung
  • Auswertungen:
    • Übersicht kalkulierte und geleistete Projektstunden
    • Übersicht Mitarbeiterstunden
    • Gegenüberstellung Soll- und Istzeiten
    • Stundenprognose

  • Lohnkosten
  • Erfassen von Sachkosten, Einzelkosten, periodischen Kosten, kalkulatorischen Kosten
  • Kosten- und Leistungsplanung
  • Reise- und Nebenkostenerfassung
  • Gemeinkostenprojekte
  • Liquiditätsvorschau
  • Erfassen von Honoraren
  • Auswertungen:
    • PeP-7 Kennzahlen
    • Projektstände
    • Übersicht Mitarbeiterzeiten und -kosten
    • Übersicht kalkulierte und geleistete Projektstunden
    • Kalkulation interner Stundensätze
    • Kalkulation PeP-7 Stundensätze
  • Projektmessgrößen
  • individuell anpassbare Berichte
  • Berichtsverwaltung
  • Projektstandsübersichten
  • Kostenstellenübersicht
  • Kostenartenübersicht
  • Projektstundendiagramme
  • Kostenverteilungs-diagramme
  • Erlösdiagramme
  • Export nach Excel, Word, PDF, HTML, XML
  • Reportgenerator
  • Datensicherung
  • Nutzerverwaltung
  • Nachrichtenversand
  • automatische Updatesuche

  • Alle Leistungsbilder und Beratungs leistungen nach HOAI 2013, 2009 und 1996
  • Siemon-Tabellen 2012, Steinfort- und Rift-Tabellen
  • RBBau Vertragsmuster
  • Kostenermittlung nach DIN 1981, 1993, 2006 und 2008
  • Konvertierung von DIN 2008, 2006 und 1993 nach DIN 1981
  • Mehrere Vor- und Entwurfsplanungen
  • Verwaltung von Ansätzen mit verschiedenen Leistungsbildern
  • Honorarzone nach Objektliste und Punktesystem
  • Besondere Leistungen
  • Zu- und Abschläge
  • Nebenkosten mit Übernahme aus Controlling-Modul
  • Vorhandene Bausubstanz mit erweiterter Berechnung (Wertfaktorenmodell, gew. Leistungsfaktor)
  • Örtliche Bauüberwachung
  • Um- und Ausbauzuschlag
  • Um- und Ausbauzuschlag
  • Erfolgshonorare
  • Zeithonorare mit Übernahmen aus der Zeiterfassung
  • hierarchische Pauschalhonorare
  • Sicherheitseinbehalt
  • Sonderpositionen
  • Rundungsmöglichkeit für Rechnungsendsummen
  • Angebot, Teil- und Schlussrechnung
  • Rechnungsabzug
  • automatische Nummernvergabe
  • Zahlungsübersicht
  • Honorarstatistik
  • Adressdatenbank
  • Vorlagen für Verträge und Mahnungen
  • Verwaltung verschiedener MwSt-Sätze
  • Nachversteuerung (MwSt) von Abschlagsrechnungen aus 2006
  • Leistungskatalog
  • Übernahme von Nebenkosten aus dem Control
  • Leistungbilder AHO (Brandschutz, BaustellV, Wärmeschutz- und Energiebilanzierung, Projektsteuerung)

  • Sollzeitengrobplanung für Projekte und Projektphasen
  • Sollzeitenplanung pro Mitarbeiter als Gantt-Diagramm/Balkendiagramm (Zuordnung von Projektphasen)
  • Sollzeitenplanung pro Projekt als Gantt-Diagramm/Balkendiagramm (Zuordnung von Mitarbeitern zu Projektphasen)
  • Tagesansicht oder kumuliert auf Wochen-/Monats-/Jahresansicht
  • Mitarbeitereinsatzplanung prozentual (z.B. 50% der Arbeitszeit) oder pauschal (z.B. 1 h pro Tag)
  • Übersicht der Mitarbeiterauslastung
  • Gemeinzeit-/Ausfallplanungen (Fortbildungszeiten, geplante Krankheitszeiten, Besprechungen)
  • Farbliche Hervorhebung von Überlastungen
  • Selbstdefinierbare Grenze für tolerierte Überlastungen

  • Zeiterfassung über einen beliebigen Internet-Browser, ohne an dem Arbeitsplatz die Clientsoftware installieren zu müssen
  • Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros ihre Zeiten einfach und schnell erfassen
  • Gegenüberstellung Soll- und Istzeiten für den laufenden Monat
  • Individueller Projektfilter einstellbar

Hinweis:
Der Webserver ist Voraussetzung für die kostenlose App "Zeiterfassung mobile".

  • Projekt- oder fachbereichsbezogene Sonderrechte für einzelne Mitarbeiter
  • Vordefinierte Standardprojektleiterrolle
  • Einfache Handhabung durch frei definierbare Projektrollen zur Gruppierung von Zusatzrechten
  • Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten/Fachbereichen mit einer oder mehreren Projektrollen, z.B. als Projektleiter
  • Berechtigungen aus mehrere Rollen wirken additiv
  • Spezifische Auswertungsmöglichkeiten

  • Separate Kalkulation und Auswertung von Unternehmensbereichen und Teilunternehmen, z.B. Umsatzrendite, Umsatzziel, Arbeitskostenquote, Projektstundenanteile, Mittlerer Profit-Center-Stundensatz, Gemeinkostenfaktor, ...
  • Beliebige Profit-Center-Gliederung, z.B. nach Themen, Standorten, Kundenkreisen
  • Frei definierbare Umlagesätze für Sachkosten, Personalkosten und Gemeinstunden
  • Automatische Berechnung separater Stundensätze (Vollkostensätze/Teilkostensätze) und Bewertung von Projektstunden pro Profit-Center
  • Stundensätze von übergeordneter Ebene vererbbar

Controlling allgemein:

  • Neuer Feiertag, 08.März, Frauentag (Berlin)
  • Neuer Feiertag, 20. September, Weltkindertag (Thüringen)
  • DATEV 2019: neue Kontenrahmen SKR03 und SKR04
  • Reportgenerator: Dataset für Projektbild verfügbar
  • Zeiterfassungstabelle: Erweiterte vereinfachte Übernahme von Projekten von vorherigen Tagen
  • Honorarabrechnung: Zeitübernahme aus Controlling für die Abrechnung nach Tagessätzen werden jetzt unterschiedliche Tagesstundensummen angeboten
  • Erweiterung der Kostenstellen-Details um den Projektstatus
  • Kosten-Pivot: Neue Spalten für Projektart und Fachbereichsart
  • Erweiterung Kostenstellendetails um Fremdleister-Informationen
  • Kosten-Leistungs-Planung: Neue Option zur summierten Anzeige von Rechnungsbestandteilen
  • Verbesserter Export der Stundensatzkalkulation nach Excel
  • Zeiterfassungsumbuchung nach Bemerkungsspalte sortierbar
  • Budgetierung: Mehrfachauswahl zum gleichzeitigen Editieren mehrerer Zeilen, z.B. Mitarbeiterzuordnung oder Prozentzuordnung (Selektion per Shift+Maus für Bereich oder Strg+Maus für einzelne Zeilen)
  • Neue Rechte: Projektphasen löschen, Projekt löschen
  • Honorarzuordnung: umfassende Erweiterung und Überarbeitung (Anzeige der Quell-/Zieldetails, Aufschlüsselung der Honorarbestandteile etc.)
  • Kostenstellendetailübersicht: Übersicht zu Honorar-Quellen (insbesondere bei manueller Zuordnung der Honorarberechnungshonorare)
  • Honorarzuordnung: fixe Prozentaufteilung mit Kommastellen
  • Kostenstellendetailübersicht: Summe der mit externen Stundensätzen bewerteten Stunden
  • Webserver: interne Überarbeitung für stabilere Funktion
  • Vorlagenverwaltung mit Schnell-Suchfilter
  • Mitarbeiterstammdaten: Lohnanzeige mit neuer Spalte "Bezugsperiode" (monatlich, einmalig/insgesamt)
  • Kostenstellendetailübersicht: Zeiteinträge mit Spalte HOAI-Abrechnungsdatum
  • Zeiterfassung-Import: Erweiterung auf Excel-Formate (XLSX und XLS)
  • Kostenstellendetailübersicht: Löschen von Kosten/Honoraren per Gruppierung (z.B. gleiche Rechnungsnummer)
  • Kostenstellendetailübersicht: Löschen per Mehrfachauswahl
  • Kostenartendetails: Löschen per Mehrfachauswahl
  • Reportgenerator: neue Funktion getIstBeschaeftigtImZeitraum
  • Reportgenerator: neue Funktionen für Budgetierung/Fremdleister
  • Zeiterfassung-Umbuchung: Export nach Excel
  • Zeiterfassung: Übernahme Vortag inkl. Bemerkungen
  • Zeiterfassungsimport: Option "Projektname nicht prüfen, nur Projekt-Nr."
  • Zeiterfassungsimport: Beginn/Ende und Dauer gleichzeitig zulässig
  • Zeiterfassungsimport: Mitarbeiter+Projektauswahl
  • Projektstrukturimport: neue Option "Projektname nicht prüfen, nur Nr."
  • Luxemburger Feiertage
  • Reportgenerator: CrossTab mit DataSetFilter und Condition
  • Pauschalhonorar: gleiche Bezeichnungen auf verschiedenen Ebenen zulässig
  • Periodische Leistungserfassung
  • Budgetierung mit Summenangaben

HOAI-Modul

  • Aktualisierung der Architekten- und Ingenieurverträge an das EuGh-Urteil zur HOAI
  • Flexible Einstellmöglichkeiten zur Abrechnung nach EuGh-Urteil
  • Zeithonorar hierarchisch
  • Erweiterung für Ermittlung der Planungsgrundlage bei Sonderkündigung nach §650r BGB
  • Honorierungsdetails für Schlussrechnung nach Planungsgrundlage/Zielfindung
  • DIN 276: Version 2018
    • Neue DIN 276 Version 2018
    • inkl. halbautomatischer Konvertierung von DIN-Version 2018 nach DIN-Version 2008, die gemäß HOAI weiterhin für die Abrechnung relevant ist.
  • Neuer USt-Satz (Schweiz 7,7%) [Modul BusinessCockpit]
  • Business-Cockpit: Zahlungseingangstabelle mit neuen Spalten: Rechnungsdatum, Rechnungstitel
  • Neues Vorlagenfeld: Rechnungsdatum mit ausgeschriebenem Monat
  • Neue Vorlagenfelder für Nebenkosten-Details
  • Leistungsphasenuntergliederung mit bis zu 6 Nachkommastellen
  • Steuerberater-Rechnungsexport (im Modul GoBD, auch ohne aktivierten GoBD-Modus nutzbar)
  • AHO: Besondere Leistungen bei der Tragwerksplanung (Heft 3) (im Modul Zusätzliche Leistungsbilder)
  • Zeithonorar: Stunden mit 2 Kommastellen in Bearbeitungsmaske
  • Zeithonorar: Buttons für Bemerkungen drucken alle/keine
  • Zeithonorar-Import-Stundenzettel: Option Bemerkungen drucken ja/nein
  • Übernahme aus Stundenlohnzettel: Alle auswählen/alle abwählen
  • DIN 276: mit negativen Beträgen
  • DIN 276 GAEB-Import
  • Synchronisierung von Kostenermittlungen innerhalb eines Projektes
  • Zusatzfelder sortierbar

Praxisbericht: IBK Dresden - Zahlen und Fakten statt "Kaffeesatz-Leserei"

Kaffee hat in Sachsen Tradition. Dennoch hält man bei der IBK Dresden nichts von Kaffeesatz-Leserei, wenn es um Büro- und Projektdaten geht. Stattdessen sind exakte Zahlen von BMSP-Programmen gefordert. Von seinen Anwender-Erfahrungen berichtet Mike Silbermann, im Ingenieurbüro verantwortlich für Controlling, Rechnungswesen und IT.

Das Dresdner Ingenieurbüro für Straßen- und Tiefbau ist 2006 aus einer Niederlassung eines großen international tätigen Ingenieurbüros hervorgegangen und besteht damit seit rund 25 Jahren. Zum Leistungsumfang gehören die Verkehrs-, Gleisanlagen- und Abwasserplanung, die Planung von Gas- und Wasserversorgungsanlagen, die Leitungs- sowie die SiGe-Koordinierung. Mit 16 fest angestellten Mitarbeitern, von denen die meisten schon viele Jahre dem Unternehmen angehören, ist das Büro trotz großer Tiefbauprojekte vergleichsweise schlank aufgestellt.

FACHLICHE KOMPETENZ UND PLANUNGSSICHERHEIT, …

… aber auch Schnelligkeit stehen bei der IBK Dresden an erster Stelle. Deshalb wird an jedem der 16 PC-Arbeitsplätze eine Büro- und Projektmanagement-Software (kurz: BMSP) zur Optimierung von Büroabläufen und zur Kontrolle von Projekten eingesetzt. Zuvor war lediglich allgemeine Office-Software im Einsatz – Rechnungen etwa wurden per Tabellenkalkulations-Software erstellt. Das Verhältnis aus notwendigem Zeitaufwand und abgerechneter Leistung musste bei jedem Projekt individuell geschätzt werden. „Ob Projekte voraussichtlich kostendeckend oder mit Verlust abgeschlossen werden, war insbesondere bei komplexen Vorhaben mehr oder weniger Kaffeesatz-Leserei“, erinnert sich Mike Silbermann, verantwortlicher IBK-Mitarbeiter für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD. Demzufolge war auch eine Zwischenbilanz laufender Projekte am Geschäftsjahresende nicht möglich. Das hat sich mit Einführung der Büromanagement-Software geändert. Für Mike Silbermann steht der Zugewinn an Sicherheit, Reaktionsschnelligkeit und Flexibilität an vorderster Stelle: „Defizite werden jetzt schneller entdeckt und man sieht sofort, woher sie kommen. Sich alleine auf sein Bauchgefühl zu verlassen, kann unter Umständen an die Substanz des Büros gehen.“

ZUNÄCHST HONORAR-, DANN BMSP-SOFTWARE

Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurde das Team von IBK im Rahmen intensiver Internet-Recherchen zunächst auf HOAI-Pro vom Vordruckverlag Weise aufmerksam und schon 2006 wurde die Honorarberechnungs-Software eingeführt. „Aufgrund unserer Erfahrung mit Standardprogrammen und dem praktischen Umgang mit der HOAI-Software erkannten wir schnell die Vorzüge fachspezifischer Software“, erinnert sich Silbermann. Inzwischen gehört HOAI-Pro zum Alltag. Es sorgt dafür, dass Honorare exakt abgerechnet und Honorarmargen optimal ausgelotet werden. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Tiefbauprojekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen etc. lassen sich damit rationell bearbeiten. Um den Mitarbeitern nicht parallel mehrere neue Programme zuzumuten, blieb es erst einmal beim HOAI-Programm. Doch der Appetit war geweckt und so kam vier Jahre später die PeP7-zertifizierte BMSP-Software VVW Control ins Büro. „Entscheidungskriterien waren die Leistungsfähigkeit der Software, eine einfache Bedienung sowie klare, nachvollziehbare Strukturen. Wichtig war uns aber auch ein Hersteller, der gegenüber Kunden offen und bereit ist, dazuzulernen“, erläutert Silbermann die Kaufentscheidung mit einem Augenzwinkern und fügt erläuternd hinzu: „Während der Arbeit mit der Software, aber auch durch vom Kunden vorgegebene Strukturen, ergaben sich ständig neue Anforderungen und Vorschläge, wie man die Software optimieren und erweitern könnte. Dazu erhielt das Entwicklerteam von VvW Control von uns praktische Anregungen – wie man etwa die Rechnungslegung flexibler, Funktionsabfolgen und strukturen klarer gestalten könnte. So wurde es später auch umgesetzt. Unsere gute Zusammenarbeit mit dem Vordruckverlag Weise kommt auch anderen Anwendern zugute, verbessert den Praxisbezug und erweitert das Einsatzspektrum der Software.“

ERSTE PRAKTISCHE ERFAHRUNGEN MIT VVW CONTROL

Da das IBK-Team schon Erfahrungen mit HAOI Pro hatte, fiel der Einstieg in VvW Control nicht schwer. Dazu beigetragen haben ein nahezu identisches Erscheinungsbild und ähnliche Bedienabläufe. Auch die Übernahme von Stammdaten war problemlos, lediglich bei Altprojekten etwas mühsam. Inzwischen werden nahezu alle Module von VvW Control eingesetzt – allen voran die Zeiterfassung für die Dokumentation von Projektständen und als Projekt-Vorausschau, die Projektkalkulation zur Prüfung von Soll-/Ist-Zeiten und Leistungen, das Controlling für die Nachprüfung von angebotenen und erbrachten Leistungen sowie die Ermittlung von Kalkulationsgrößen. Und natürlich kommt auch HOAI-Pro für die schnelle Honorarberechnung und Abrechnung von Leistungen häufig zum Einsatz. „Bis auf die Zeiterfassung hält sich der tägliche Eingabeaufwand für die Mitarbeiter in Grenzen“, resümiert Silbermann die bisherigen Erfahrungen seiner Kollegen und fährt fort: „Vergleicht man Eingabeaufwand und Nutzen, ist die Bilanz eindeutig: Die Zeit, die man in die Projektdatenerfassung steckt, macht sich um eine Vielfaches bezahlt. Hat man einmal ein Projekt komplett erfasst, abgerechnet und sich einen Überblick verschafft, sieht man sofort, was gut funktioniert hat, an welchen Stellen es zu Problemen gekommen ist und wo man aktuell steht. Das Programm hilft uns auch, Projektstrukturen zu überdenken und gegebenenfalls klarer zu gestalten.“ Auch für die IBK-Mitarbeiter ist VvW Control, nach anfänglicher Skepsis, zu einem selbstverständlichen Werkzeug geworden. Silbermann beobachtet manchmal sogar gewisse Entzugserscheinungen: „Inzwischen ist es sogar so, das Kollegen sich beschweren, wenn eine Leistungsphase noch nicht freigegeben ist oder Nachträge noch nicht nutzbar sind. Das zeigt mir, dass auch sie erkannt haben, dass uns die Software nicht kontrolliert, sondern unsere Arbeitsabläufe beschleunigt und unsere Wettbewerbsfähigkeit steigert. Das Wort „Controlling“ im Programmnamen gilt nämlich dem Projekt, nicht den Mitarbeitern.“

AUCH DIE „CHEMIE“ MUSS STIMMEN …

Neben der Softwarequalität muss laut Silbermann auch die „Chemie“ zwischen Anwender und Software-Hersteller stimmen: „Mit der Kaufentscheidung binden wir uns schließlich im Hinblick auf Wartungs-, Support- oder Updateleistungen an den Hersteller. Deshalb sollte man auch ihn genauer anschauen. Wir schätzen das Support- und Entwicklungsteam vom Vordruckverlag Weise, denn die Mitarbeiter sind offen für Anregungen und Verbesserungen. Schon häufiger haben wir Ideen von uns in der nächsten Version wiedergefunden. Das macht uns ein wenig stolz und zeugt von einem partnerschaftlichen Umgang mit Kunden.“ Tatsächlich hat sich in den letzten fünf Jahren, in denen die IBK Dresden VvW Control einsetzt, viel getan. Neben der Verbesserung der Handhabung und Flexibilität wurde auch der Funktionsumfang erweitert. Dazu gehören beispielsweise neue Module wie die Ressourcenplanung, Projektleiterrollen für die zentrale Zuweisung von Mitarbeiter-Rechten oder das Profitcenter für die Bürokostenkontrolle. Auch mit dem Support ist Silbermann zufrieden. Während der Einführungsphase oder mit der Einführung neuer Versionen hat er ihn zwar hin und wieder gebraucht. Inzwischen ist Silbermann aber selbst zum bürointernen Software-Experten geworden und nutzt den VvW-Support nur bei speziellen Fragen.

Für Büros, die sich gerade in der Auswahlphase befinden, hat er noch ein paar Tipps parat: "Vor dem Kauf sollte man das favorisierte Programm vorher unbedingt im Büro praktisch ausprobieren. Die Software sollte intuitiv, nach kurzer Zeit bedienbar und in sich schlüssig sein. Eine sperrige Bedienung erzeugt nur Frust. Außerdem sollte man Kontakt zum Hersteller aufnehmen und zum Beispiel testweise die Hotline anrufen. Auch die Motivation der Mitarbeiter ist wichtig, die man von Anfang an „mitnehmen“ sollte".


Von der Verkehrs-, Gleisanlagen- und Abwasserplanung, bis zur SiGe-Koordinierung reicht die Leistungspalette der IBK Dresden

Erbracht werden die Leistungen von einem jungen, aber auch erfahrenen Ingenieurteam

Zuständig für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD ist Mike Silbermann

Die Mitarbeiter-Zeiterfassung von VvW Control bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Büromanagement und Projektcontrolling

Ein transparentes und übersichtliches Rechnungs-Layout sorgt für mehr Akzeptanz und weniger Rückfragen

Den aktuellen Stand laufender Angebote stets im Blick: Übersichten helfen, auch bei zahlreichen Angeboten den Überblick zu behalten

Wirtschaftlich noch wichtiger sind Übersichten über offene Rechnungen oder Mahnungen

Wie lief das Projekt? Eine Schnellübersicht zeigt, ob Projekte kostendeckend abgeschlossen wurden



Praxisbericht IBK Dresden als PDF...



Praxisbericht: Ingenieurbüro Többen - Büromanagement? Ja, aber nicht von der Stange!

"Büromanagement-Software sollte sich dem Büro anpassen – und nicht umgekehrt", sagt Martin Többen vom gleichnamigen Ingenieurbüro aus München. Von seinen Erfahrungen bei der Programmauswahl, beim Einstieg und bei der Anwendung berichtet der folgende Praxis-Report.

Seit 15 Jahren beschäftigt sich das Ingenieurbüro Többen mit der Planung, Ausschreibung und Bauleitung gebäudetechnischer Anlagen. "Mit sieben Mitarbeitern sind wir ein kleines, aber eingespieltes, auf die Bereiche Gebäudetechnik, Bauphysik, Bauklimatik und das Projektcontrolling spezialisiertes Planerteam", beschreibt Bürogründer Többen das Profil seines Ingenieurbüros. Gemeinsam mit Bauherren, Architekten und weiteren Fachingenieuren erarbeitet das Münchner Ingenieurbüro ganzheitliche TGA-Konzepte für private, öffentliche und gewerbliche Bauvorhaben. Martin Többen weiß, wie man sich im hart umkämpften Markt behauptet: "Unser Ziel ist die gebäudetechnische und energetische Optimierung von Bauvorhaben. Dabei ziehen wir keine Standardlösungen aus der Schublade, sondern erarbeiten mit unserem Know-how exakt auf das Projekt zugeschnittene Lösungen".

"BEI SOFTWARE IST AUCH DER SERVICE WICHTIG …!"

Lösungen von der Stange sind auch nicht sein Ding, wenn es um die Wahl der eigenen Bürowerkzuge geht: "Eigentlich waren wir mit Office-, AVA-, CAD- und Fachprogrammen softwaretechnisch schon gut ausgestattet. Lediglich Projektzeiten wurden noch mit einem Tabellenkalkula¬tionsprogramm dokumentiert und mussten manuell ausgewertet werden. Deshalb haben wir eher eine schlanke Büromanagement-Lösung gesucht. Auf VvW Control sind wir über eine intensive Internetrecherche gestoßen", erinnert sich Többen. Vor der Kaufentscheidung wurde die Management- und Controllinglösung mit „Komplettlösungen“ anderer Anbieter verglichen. Diese enthielten eine vollständige Büroverwaltung mit Office-, CRM- und AVA-Funktionen. Da diese Bereiche im Büro schon gut funktionierten, hat sich Többen letztlich für VvW Control entschieden, weil es eine Lücke füllte und sich gut in bestehende Strukturen einfügte. "Neben dem Preis-/Leistungsverhältnis war auch der modulare Aufbau entscheidend, wobei die Programm-Module unserem Anforderungsprofil genau entsprochen haben", erläutert Többen, weshalb er sich für die nach dem PeP7-Standard zertifizierte Büromanagement¬lösung des Vordruckverlags Weise entschieden hatte. Und weil zu dessen Produktportfolio mit dem VvW Projektmanager unter anderem auch ein Projektmanagement-Werkzeug gehört, hat sich das Ingenieurbüro wegen der Durchgängigkeit der Daten und Arbeitsabläufe zusätzlich auch für die Projektmanagement- und Bauablaufplanungs-Software entschieden. Auch fünf Jahre nach dem Kauf fühlt sich Többen beim Dresdner Softwareanbieter gut aufgehoben: "Unser Fachgebiet, die haustechnische Planung, setzt eine Vielzahl branchenspezifischer Softwareprodukte voraus. Entsprechend groß ist unser "Software-Fuhrpark". Deshalb können wir die Support- und Hotline-Qualität gut beurteilen – und die ist mindestens genauso wichtig, wie das Produkt selbst. Im direkten Vergleich ist uns das hilfsbereite und engagierte Support-Team des Vordruckverlags schnell positiv aufgefallen. Bei anderen Anbietern hatten wir teilweise das Gefühl, eher ein "Störfaktor" zu sein und am Telefon "abgefertigt" zu werden", fasst Többen seine unterschiedlichen Erfahrungen zusammen.

"WER DIE ZEIT IM GRIFF HAT, HAT AUCH DAS BÜRO IM GRIFF!"

Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die Einarbeitung in ein Büro- und Projektmanagement-Werkzeug. "Bei den ersten Schritten hat uns der Support mit einer telefonischen Kurzeinweisung und Online-Fernwartung unterstützt. Der Rest war „learning by doing“ und nach etwa einer Woche waren die Mitarbeiter fit", erinnert sich Többen, der für die Einarbeitung in die Auswertungs- und Kontrollfunktionen allerdings mehr Zeit investieren musste. Inzwischen wird VvW Control und der VvW Projektmanager jeweils in der aktuellen Version 2014 an fünf Arbeitsplätzen als kostengünstige Netzwerklösung produktiv eingesetzt. VvW Control wird vor allem in den Bereichen Zeiterfassung, Projekt-Kalkulation, Controlling und HOAI genutzt. Über die digitale „Stechuhr“ erfassen die Mitarbeiter täglich ihre individuellen Arbeitszeiten, die unmittelbar den Projekten und Leistungsphasen der HOAI zugeordnet werden. Das ist die Basis für ein erfolgreiches Büromanagement. Schließlich gehören Personalkosten mit rund 60 Prozent zum größten Kostenblock in einem Planungsbüro. "Ein entscheidender Vorteil einer Büromanagement-Lösung ist, dass man mit der konsequenten Zeiterfassung und Auswertung die wirtschaftliche Situation sowohl einzelner Projekte und Leistungsphasen als auch des gesamten Büros kontinuierlich beurteilen kann. Wer die Zeit im Griff hat, hat auch das Büro im Griff", bringt es Többen auf den Punkt. Mitarbeiter- und Projektzeiten sind für ihn wichtige Basisdaten, die einen aktuellen Überblick über Soll-/Ist-Zeiten, Projektkosten etc. ermöglichen. Dazu erstellt er mit VvW Control Auswertungen zu einzelnen, mehreren oder allen Projekten. Die Gegenüberstellung der projekt- und tätigkeits-bezogenen Kosten mit den vereinbarten Honoraren ermöglicht eine ständige Erfolgskontrolle. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den tatsächlich angefallenen, sondern auch auf zukünftigen Kosten. Martin Többen dazu: "Sollten Zeiten und Kosten aus dem Ruder laufen, kann ich jetzt rechtzeitig gegensteuern. Anderseits bilden die erfassten Zeiten für mich eine sichere Grundlage für künftige Kalkulationen, so dass ich unsere Leistungen auf einer verlässlicheren Basis anbieten kann".

"DAMIT DIE "KOHLE" STIMMT…"

Neben der Zeiterfassung und dem Controlling gehört das HOAI-Modul zu den wichtigsten Bausteinen von VvW Control. Es nimmt Planern die lästige Rechnerei ab und ermittelt Honorare transparent und komfortabel. "Der wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros hängt von fachlichen, aber auch betriebswirtschaftlichen Qualifikationen ab. Damit letztlich die "Kohle" stimmt, brauchen Projekt- und Büroverantwortliche heute Unterstützung. Das HOAI-Modul von VvW Control sorgt dafür, dass wir Honorarmargen optimal ausloten und offene Honorare konsequent einfordern können", freut sich Többen. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Projekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen etc. lassen sich damit rationell bearbeiten. Ob als Einzel-, Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung – das HOAI-Modul berücksichtigt alle Abrechnungsarten und verfolgt projektbezogen alle eingegangenen Zahlungen. "Neben der korrekten Abrechnung kümmert sich das Programm auch darum, dass wir zügig unser Honorar erhalten. Darüber hinaus enthält das HOAI-Modul viele nützliche Zusatzfunktionen, wie etwa eine Stundenkalkulation, Kostenaufteilung, Honorarstatistik oder eine Zahlungsübersicht", erläutert Többen. Dass es, wie bei jeder Software, auch Verbesserungspotenziale gibt, verschweigt Többen dabei nicht: "Bevor man Büromanagement-Software produktiv einsetzen kann, muss sie erst an bürospezifische Anforderungen adaptiert werden. Auswertungen und Berichte an die Büroanforderungen angepasst, Formulare und Druckmasken müssen individuell gestaltet werden. Das ist bei jeder Software so. Achten sollte man dabei aber nicht nur auf einen leistungsfähigen Formulargenerator, der viel Freiraum für individuelle Gestaltungswünsche bietet, sondern auch auf eine einfache und schnelle Bearbeitung. Hier hoffe ich noch auf Verbesserungen, damit man eigene Druckmasken einfacher und schneller erstellen kann".

"PROBIEREN GEHT ÜBER STUDIEREN!"

Das scheint jedoch der einzige Wermutstropfen zu sein, denn Többen denkt schon über den Erwerb weiterer VvW-Software nach: "Für uns bauleitende Planer sind Bautagebücher Pflicht, aber sehr aufwendig. Bisher müssen wir auf der Baustelle erstellte Aufzeichnungen im Büro digital erfassen und manuell zuordnen. Das generiert unnötigen Mehraufwand und Fehler. Das VvW-Bautagebuch würde uns durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen unterstützen und den "Workflow" im Büro weiter verbessern, Arbeitsabläufe rationalisieren und mehr Transparenz für alle Beteiligten schaffen, was die Wirtschaftlichkeit unseres Büros weiter steigern würde", ist Többen überzeugt. Rückblickend war für ihn die Entscheidung zugunsten einer schlanken Büromanagement-Lösung richtig. Für Büros, die sich gerade in der Auswahlphase befinden, hat er noch ein paar Tipps parat: "Vor dem Kauf sollte man das favorisierte Programm vorher unbedingt im Büro ausprobieren, zunächst spielerisch, danach aber auch schon ernsthaft anhand einer konkreten Aufgabe. Außerdem sollte man die Hotline anrufen, um zu testen, wie schnell, freundlich und entgegenkommend die Reaktion ist…", verrät Többen augenzwinkernd.


Zum wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros trägt auch gute Büromanagement-Software bei", ist Michael Többen vom gleichnamigen Ingenieurbüro überzeugt

Bei der "Nordwandhalle", einer Kletterhalle in Hamburg, war das Ingenieurbüro Többen für die Planung und Ausschreibung der Haustechnischen Anlagen zuständig

Für den Kletterbereich wurde ein Konzept mit hybrider Lüftung entwickelt. Für die Wärmeversorgung sorgt eine Holzhackschnitzelanlage

So komplex wie die haustechnische Anlage wirkt, so komplex sind auch die Pläne

Das Zeiterfassungs-Modul von VvW Control bildet die Basis für erfolgreiches Büromanagement

Alles im grünen Bereich? Eine Projektstandsübersicht zeigt auf einen Blick, wo die Projekte stehen

Das HOAI-Modul kümmert sich darum, dass Honorarmargen optimal ausgelotet und offene Honorare konsequent eingefordert werden


Praxisbericht Ingenieurbüro Többen, München als PDF...