FACHLICHE KOMPETENZ UND PLANUNGSSICHERHEIT, …

… aber auch Schnelligkeit stehen bei der IBK Dresden an erster Stelle. Deshalb wird an jedem der 16 PC-Arbeitsplätze eine Büro- und Projektmanagement-Software (kurz: BMSP) zur Optimierung von Büroabläufen und zur Kontrolle von Projekten eingesetzt. Zuvor war lediglich allgemeine Office-Software im Einsatz – Rechnungen etwa wurden per Tabellenkalkulations-Software erstellt. Das Verhältnis aus notwendigem Zeitaufwand und abgerechneter Leistung musste bei jedem Projekt individuell geschätzt werden. „Ob Projekte voraussichtlich kostendeckend oder mit Verlust abgeschlossen werden, war insbesondere bei komplexen Vorhaben mehr oder weniger Kaffeesatz-Leserei“, erinnert sich Mike Silbermann, verantwortlicher IBK-Mitarbeiter für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD. Demzufolge war auch eine Zwischenbilanz laufender Projekte am Geschäftsjahresende nicht möglich. Das hat sich mit Einführung der Büromanagement-Software geändert. Für Mike Silbermann steht der Zugewinn an Sicherheit, Reaktionsschnelligkeit und Flexibilität an vorderster Stelle: „Defizite werden jetzt schneller entdeckt und man sieht sofort, woher sie kommen. Sich alleine auf sein Bauchgefühl zu verlassen, kann unter Umständen an die Substanz des Büros gehen.“

ZUNÄCHST HONORAR-, DANN BMSP-SOFTWARE

Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurde das Team von IBK im Rahmen intensiver Internet-Recherchen zunächst auf HOAI-Pro vom Vordruckverlag Weise aufmerksam und schon 2006 wurde die Honorarberechnungs-Software eingeführt. „Aufgrund unserer Erfahrung mit Standardprogrammen und dem praktischen Umgang mit der HOAI-Software erkannten wir schnell die Vorzüge fachspezifischer Software“, erinnert sich Silbermann. Inzwischen gehört HOAI-Pro zum Alltag. Es sorgt dafür, dass Honorare exakt abgerechnet und Honorarmargen optimal ausgelotet werden. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Tiefbauprojekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen etc. lassen sich damit rationell bearbeiten. Um den Mitarbeitern nicht parallel mehrere neue Programme zuzumuten, blieb es erst einmal beim HOAI-Programm. Doch der Appetit war geweckt und so kam vier Jahre später die PeP7-zertifizierte BMSP-Software VVW Control ins Büro. „Entscheidungskriterien waren die Leistungsfähigkeit der Software, eine einfache Bedienung sowie klare, nachvollziehbare Strukturen. Wichtig war uns aber auch ein Hersteller, der gegenüber Kunden offen und bereit ist, dazuzulernen“, erläutert Silbermann die Kaufentscheidung mit einem Augenzwinkern und fügt erläuternd hinzu: „Während der Arbeit mit der Software, aber auch durch vom Kunden vorgegebene Strukturen, ergaben sich ständig neue Anforderungen und Vorschläge, wie man die Software optimieren und erweitern könnte. Dazu erhielt das Entwicklerteam von VvW Control von uns praktische Anregungen – wie man etwa die Rechnungslegung flexibler, Funktionsabfolgen und strukturen klarer gestalten könnte. So wurde es später auch umgesetzt. Unsere gute Zusammenarbeit mit dem Vordruckverlag Weise kommt auch anderen Anwendern zugute, verbessert den Praxisbezug und erweitert das Einsatzspektrum der Software.“

ERSTE PRAKTISCHE ERFAHRUNGEN MIT VVW CONTROL

Da das IBK-Team schon Erfahrungen mit HAOI Pro hatte, fiel der Einstieg in VvW Control nicht schwer. Dazu beigetragen haben ein nahezu identisches Erscheinungsbild und ähnliche Bedienabläufe. Auch die Übernahme von Stammdaten war problemlos, lediglich bei Altprojekten etwas mühsam. Inzwischen werden nahezu alle Module von VvW Control eingesetzt – allen voran die Zeiterfassung für die Dokumentation von Projektständen und als Projekt-Vorausschau, die Projektkalkulation zur Prüfung von Soll-/Ist-Zeiten und Leistungen, das Controlling für die Nachprüfung von angebotenen und erbrachten Leistungen sowie die Ermittlung von Kalkulationsgrößen. Und natürlich kommt auch HOAI-Pro für die schnelle Honorarberechnung und Abrechnung von Leistungen häufig zum Einsatz. „Bis auf die Zeiterfassung hält sich der tägliche Eingabeaufwand für die Mitarbeiter in Grenzen“, resümiert Silbermann die bisherigen Erfahrungen seiner Kollegen und fährt fort: „Vergleicht man Eingabeaufwand und Nutzen, ist die Bilanz eindeutig: Die Zeit, die man in die Projektdatenerfassung steckt, macht sich um eine Vielfaches bezahlt. Hat man einmal ein Projekt komplett erfasst, abgerechnet und sich einen Überblick verschafft, sieht man sofort, was gut funktioniert hat, an welchen Stellen es zu Problemen gekommen ist und wo man aktuell steht. Das Programm hilft uns auch, Projektstrukturen zu überdenken und gegebenenfalls klarer zu gestalten.“ Auch für die IBK-Mitarbeiter ist VvW Control, nach anfänglicher Skepsis, zu einem selbstverständlichen Werkzeug geworden. Silbermann beobachtet manchmal sogar gewisse Entzugserscheinungen: „Inzwischen ist es sogar so, das Kollegen sich beschweren, wenn eine Leistungsphase noch nicht freigegeben ist oder Nachträge noch nicht nutzbar sind. Das zeigt mir, dass auch sie erkannt haben, dass uns die Software nicht kontrolliert, sondern unsere Arbeitsabläufe beschleunigt und unsere Wettbewerbsfähigkeit steigert. Das Wort „Controlling“ im Programmnamen gilt nämlich dem Projekt, nicht den Mitarbeitern.“

AUCH DIE „CHEMIE“ MUSS STIMMEN …

Neben der Softwarequalität muss laut Silbermann auch die „Chemie“ zwischen Anwender und Software-Hersteller stimmen: „Mit der Kaufentscheidung binden wir uns schließlich im Hinblick auf Wartungs-, Support- oder Updateleistungen an den Hersteller. Deshalb sollte man auch ihn genauer anschauen. Wir schätzen das Support- und Entwicklungsteam vom Vordruckverlag Weise, denn die Mitarbeiter sind offen für Anregungen und Verbesserungen. Schon häufiger haben wir Ideen von uns in der nächsten Version wiedergefunden. Das macht uns ein wenig stolz und zeugt von einem partnerschaftlichen Umgang mit Kunden.“ Tatsächlich hat sich in den letzten fünf Jahren, in denen die IBK Dresden VvW Control einsetzt, viel getan. Neben der Verbesserung der Handhabung und Flexibilität wurde auch der Funktionsumfang erweitert. Dazu gehören beispielsweise neue Module wie die Ressourcenplanung, Projektleiterrollen für die zentrale Zuweisung von Mitarbeiter-Rechten oder das Profitcenter für die Bürokostenkontrolle. Auch mit dem Support ist Silbermann zufrieden. Während der Einführungsphase oder mit der Einführung neuer Versionen hat er ihn zwar hin und wieder gebraucht. Inzwischen ist Silbermann aber selbst zum bürointernen Software-Experten geworden und nutzt den VvW-Support nur bei speziellen Fragen.

Für Büros, die sich gerade in der Auswahlphase befinden, hat er noch ein paar Tipps parat: "Vor dem Kauf sollte man das favorisierte Programm vorher unbedingt im Büro praktisch ausprobieren. Die Software sollte intuitiv, nach kurzer Zeit bedienbar und in sich schlüssig sein. Eine sperrige Bedienung erzeugt nur Frust. Außerdem sollte man Kontakt zum Hersteller aufnehmen und zum Beispiel testweise die Hotline anrufen. Auch die Motivation der Mitarbeiter ist wichtig, die man von Anfang an „mitnehmen“ sollte".

Von der Verkehrs-, Gleisanlagen- und Abwasserplanung, bis zur SiGe-Koordinierung reicht die Leistungspalette der IBK Dresden

Erbracht werden die Leistungen von einem jungen, aber auch erfahrenen Ingenieurteam

Zuständig für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD ist Mike Silbermann

Die Mitarbeiter-Zeiterfassung von VvW Control bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Büromanagement und Projektcontrolling

Ein transparentes und übersichtliches Rechnungs-Layout sorgt für mehr Akzeptanz und weniger Rückfragen

Den aktuellen Stand laufender Angebote stets im Blick: Übersichten helfen, auch bei zahlreichen Angeboten den Überblick zu behalten

Wirtschaftlich noch wichtiger sind Übersichten über offene Rechnungen oder Mahnungen

Wie lief das Projekt? Eine Schnellübersicht zeigt, ob Projekte kostendeckend abgeschlossen wurden

Praxisbericht IBK Dresden als PDF...

"BEI SOFTWARE IST AUCH DER SERVICE WICHTIG …!"

Lösungen von der Stange sind auch nicht sein Ding, wenn es um die Wahl der eigenen Bürowerkzuge geht: "Eigentlich waren wir mit Office-, AVA-, CAD- und Fachprogrammen softwaretechnisch schon gut ausgestattet. Lediglich Projektzeiten wurden noch mit einem Tabellenkalkula¬tionsprogramm dokumentiert und mussten manuell ausgewertet werden. Deshalb haben wir eher eine schlanke Büromanagement-Lösung gesucht. Auf VvW Control sind wir über eine intensive Internetrecherche gestoßen", erinnert sich Többen. Vor der Kaufentscheidung wurde die Management- und Controllinglösung mit „Komplettlösungen“ anderer Anbieter verglichen. Diese enthielten eine vollständige Büroverwaltung mit Office-, CRM- und AVA-Funktionen. Da diese Bereiche im Büro schon gut funktionierten, hat sich Többen letztlich für VvW Control entschieden, weil es eine Lücke füllte und sich gut in bestehende Strukturen einfügte. "Neben dem Preis-/Leistungsverhältnis war auch der modulare Aufbau entscheidend, wobei die Programm-Module unserem Anforderungsprofil genau entsprochen haben", erläutert Többen, weshalb er sich für die nach dem PeP7-Standard zertifizierte Büromanagement¬lösung des Vordruckverlags Weise entschieden hatte. Und weil zu dessen Produktportfolio mit dem VvW Projektmanager unter anderem auch ein Projektmanagement-Werkzeug gehört, hat sich das Ingenieurbüro wegen der Durchgängigkeit der Daten und Arbeitsabläufe zusätzlich auch für die Projektmanagement- und Bauablaufplanungs-Software entschieden. Auch fünf Jahre nach dem Kauf fühlt sich Többen beim Dresdner Softwareanbieter gut aufgehoben: "Unser Fachgebiet, die haustechnische Planung, setzt eine Vielzahl branchenspezifischer Softwareprodukte voraus. Entsprechend groß ist unser "Software-Fuhrpark". Deshalb können wir die Support- und Hotline-Qualität gut beurteilen – und die ist mindestens genauso wichtig, wie das Produkt selbst. Im direkten Vergleich ist uns das hilfsbereite und engagierte Support-Team des Vordruckverlags schnell positiv aufgefallen. Bei anderen Anbietern hatten wir teilweise das Gefühl, eher ein "Störfaktor" zu sein und am Telefon "abgefertigt" zu werden", fasst Többen seine unterschiedlichen Erfahrungen zusammen.

"WER DIE ZEIT IM GRIFF HAT, HAT AUCH DAS BÜRO IM GRIFF!"

Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die Einarbeitung in ein Büro- und Projektmanagement-Werkzeug. "Bei den ersten Schritten hat uns der Support mit einer telefonischen Kurzeinweisung und Online-Fernwartung unterstützt. Der Rest war „learning by doing“ und nach etwa einer Woche waren die Mitarbeiter fit", erinnert sich Többen, der für die Einarbeitung in die Auswertungs- und Kontrollfunktionen allerdings mehr Zeit investieren musste. Inzwischen wird VvW Control und der VvW Projektmanager jeweils in der aktuellen Version 2014 an fünf Arbeitsplätzen als kostengünstige Netzwerklösung produktiv eingesetzt. VvW Control wird vor allem in den Bereichen Zeiterfassung, Projekt-Kalkulation, Controlling und HOAI genutzt. Über die digitale „Stechuhr“ erfassen die Mitarbeiter täglich ihre individuellen Arbeitszeiten, die unmittelbar den Projekten und Leistungsphasen der HOAI zugeordnet werden. Das ist die Basis für ein erfolgreiches Büromanagement. Schließlich gehören Personalkosten mit rund 60 Prozent zum größten Kostenblock in einem Planungsbüro. "Ein entscheidender Vorteil einer Büromanagement-Lösung ist, dass man mit der konsequenten Zeiterfassung und Auswertung die wirtschaftliche Situation sowohl einzelner Projekte und Leistungsphasen als auch des gesamten Büros kontinuierlich beurteilen kann. Wer die Zeit im Griff hat, hat auch das Büro im Griff", bringt es Többen auf den Punkt. Mitarbeiter- und Projektzeiten sind für ihn wichtige Basisdaten, die einen aktuellen Überblick über Soll-/Ist-Zeiten, Projektkosten etc. ermöglichen. Dazu erstellt er mit VvW Control Auswertungen zu einzelnen, mehreren oder allen Projekten. Die Gegenüberstellung der projekt- und tätigkeits-bezogenen Kosten mit den vereinbarten Honoraren ermöglicht eine ständige Erfolgskontrolle. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den tatsächlich angefallenen, sondern auch auf zukünftigen Kosten. Martin Többen dazu: "Sollten Zeiten und Kosten aus dem Ruder laufen, kann ich jetzt rechtzeitig gegensteuern. Anderseits bilden die erfassten Zeiten für mich eine sichere Grundlage für künftige Kalkulationen, so dass ich unsere Leistungen auf einer verlässlicheren Basis anbieten kann".

"DAMIT DIE "KOHLE" STIMMT…"

Neben der Zeiterfassung und dem Controlling gehört das HOAI-Modul zu den wichtigsten Bausteinen von VvW Control. Es nimmt Planern die lästige Rechnerei ab und ermittelt Honorare transparent und komfortabel. "Der wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros hängt von fachlichen, aber auch betriebswirtschaftlichen Qualifikationen ab. Damit letztlich die "Kohle" stimmt, brauchen Projekt- und Büroverantwortliche heute Unterstützung. Das HOAI-Modul von VvW Control sorgt dafür, dass wir Honorarmargen optimal ausloten und offene Honorare konsequent einfordern können", freut sich Többen. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Projekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen etc. lassen sich damit rationell bearbeiten. Ob als Einzel-, Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung – das HOAI-Modul berücksichtigt alle Abrechnungsarten und verfolgt projektbezogen alle eingegangenen Zahlungen. "Neben der korrekten Abrechnung kümmert sich das Programm auch darum, dass wir zügig unser Honorar erhalten. Darüber hinaus enthält das HOAI-Modul viele nützliche Zusatzfunktionen, wie etwa eine Stundenkalkulation, Kostenaufteilung, Honorarstatistik oder eine Zahlungsübersicht", erläutert Többen. Dass es, wie bei jeder Software, auch Verbesserungspotenziale gibt, verschweigt Többen dabei nicht: "Bevor man Büromanagement-Software produktiv einsetzen kann, muss sie erst an bürospezifische Anforderungen adaptiert werden. Auswertungen und Berichte an die Büroanforderungen angepasst, Formulare und Druckmasken müssen individuell gestaltet werden. Das ist bei jeder Software so. Achten sollte man dabei aber nicht nur auf einen leistungsfähigen Formulargenerator, der viel Freiraum für individuelle Gestaltungswünsche bietet, sondern auch auf eine einfache und schnelle Bearbeitung. Hier hoffe ich noch auf Verbesserungen, damit man eigene Druckmasken einfacher und schneller erstellen kann".

"PROBIEREN GEHT ÜBER STUDIEREN!"

Das scheint jedoch der einzige Wermutstropfen zu sein, denn Többen denkt schon über den Erwerb weiterer VvW-Software nach: "Für uns bauleitende Planer sind Bautagebücher Pflicht, aber sehr aufwendig. Bisher müssen wir auf der Baustelle erstellte Aufzeichnungen im Büro digital erfassen und manuell zuordnen. Das generiert unnötigen Mehraufwand und Fehler. Das VvW-Bautagebuch würde uns durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen unterstützen und den "Workflow" im Büro weiter verbessern, Arbeitsabläufe rationalisieren und mehr Transparenz für alle Beteiligten schaffen, was die Wirtschaftlichkeit unseres Büros weiter steigern würde", ist Többen überzeugt. Rückblickend war für ihn die Entscheidung zugunsten einer schlanken Büromanagement-Lösung richtig. Für Büros, die sich gerade in der Auswahlphase befinden, hat er noch ein paar Tipps parat: "Vor dem Kauf sollte man das favorisierte Programm vorher unbedingt im Büro ausprobieren, zunächst spielerisch, danach aber auch schon ernsthaft anhand einer konkreten Aufgabe. Außerdem sollte man die Hotline anrufen, um zu testen, wie schnell, freundlich und entgegenkommend die Reaktion ist…", verrät Többen augenzwinkernd.

Zum wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros trägt auch gute Büromanagement-Software bei", ist Michael Többen vom gleichnamigen Ingenieurbüro überzeugt

Bei der "Nordwandhalle", einer Kletterhalle in Hamburg, war das Ingenieurbüro Többen für die Planung und Ausschreibung der Haustechnischen Anlagen zuständig

Für den Kletterbereich wurde ein Konzept mit hybrider Lüftung entwickelt. Für die Wärmeversorgung sorgt eine Holzhackschnitzelanlage

So komplex wie die haustechnische Anlage wirkt, so komplex sind auch die Pläne

Das Zeiterfassungs-Modul von VvW Control bildet die Basis für erfolgreiches Büromanagement

Alles im grünen Bereich? Eine Projektstandsübersicht zeigt auf einen Blick, wo die Projekte stehen

Das HOAI-Modul kümmert sich darum, dass Honorarmargen optimal ausgelotet und offene Honorare konsequent eingefordert werden

Praxisbericht Ingenieurbüro Többen, München als PDF...