Dokumente sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – seien es Verträge, Eingangsrechnungen, Pläne, Kalkulationen, Nachweise oder interne Unterlagen. Jedes Unternehmen hat für die Ablage ein eigenes, meist historisch gewachsenes, System, welches aber in den meisten Fällen gravierende Schwächen in der Praxis aufweist. Unterschiedliche mitarbeiterspezifische Benennungen, verschiedene Dokumentquellen und nicht eindeutige Einordnungen sind nur einige davon. Das Ergebnis ist ein hoher und zeitintensiver Suchaufwand. Abhilfe versprechen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) die allerdings meistens sehr kostspielig sind und einschneidende strukturelle Veränderungen innerbetrieblicher Arbeitsprozesse erfordern. Das ist bei „Weise-DMS“ nicht der Fall. Die Software kann auf gewachsenen Strukturen aufsetzen und diese beibehalten. Eine komplette Neustrukturierung innerbetrieblicher Arbeitsabläufe ist damit nicht erforderlich.

Es können individuelle Dokumentarten (z.B. Verträge oder Eingangsrechnungen) und eine unbegrenzte Anzahl von Quellen (z.B. Scanner, E-Mail-Eingang, Projektordner) definiert werden. Für die Quellen/Dokumentarten können Workflows festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden (Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, Versand). Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Darüber hinaus ermöglicht die integrierte DATEV-Schnittstelle die Übertragung von Dokumenten (Rechnungen) an DATEV-Unternehmen online. Integriert ist ebenfalls eine automatische Volltextsuche sowie eine OCR-Texterkennung, die auch falsch benannte oder abgelegte Dokumente schnell wiederfindet. Dokumente können mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.