Elektronische Rechnungen wurden bisher als Rechnungen definiert, die in einem digitalen Format wie z.B. PDF erstellt und per E-Mail versendet werden. Diese klassische PDF-Rechnung galt bisher als elektronische Rechnung. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Definition der elektronischen Rechnung jedoch geändert.

Ab dem 1. Januar 2025 werden nur noch Rechnungen als elektronisch anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Diese müssen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und maschinell lesbar sein. Eine einfache PDF-Datei reicht dafür in der Regel nicht mehr aus. Damit wird der Rechnungsversand deutlich vereinfacht und die Rechnungsdaten können durchgängig digital weiterverarbeitet werden.

Definition und Vorteile

Die E-Rechnung ist die digitale Weiterentwicklung der herkömmlichen Papierrechnung, bei der der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Verarbeitung elektronisch abläuft. Im Gegensatz zu herkömmlichen digitalen Rechnungen, die oft nur im PDF-Format erstellt und per E-Mail versendet werden, wird bei der E-Rechnung jeder Schritt vollständig digital abgewickelt.

Dabei werden spezielle Formate verwendet, um Informationen zwischen Unternehmen auszutauschen. Die Vorteile sind vielfältig: Zahlungen erfolgen schneller, die Bearbeitung wird effizienter, Kosten werden gesenkt und die Übersicht verbessert. Dank standardisierter Datenformate lassen sich Rechnungen leichter automatisieren, was Fehler minimiert und Ressourcen spart.

Je nach Region und Branche gibt es unterschiedliche Standards für E-Rechnungen. In Deutschland sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Diese Entwicklung bietet Unternehmen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch die Chance, Prozesse zu optimieren.

Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?

Ja, die XRechnung erfüllt alle Anforderungen und wurde von der KoSIT speziell als deutsche Version der E-Rechnung entwickelt. Besonders wichtig ist, dass diese E-Rechnung vollständig digital weiterverarbeitet werden kann.

Allerdings ist nicht jede E-Rechnung automatisch eine XRechnung. In Deutschland gibt es neben der XRechnung auch andere Formate, wie z.B. ZUGFeRD.