Elektronische Rechnungen werden im B2B-Bereich ab 01.01.2025 Pflicht. Danach müssen Rechnungen von Unternehmen an inländische Unternehmen (B2B) in einem strukturierten digitalen Format, beispielsweise dem X-Rechnungsformat, ausgestellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen.

Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnung und sind für ab 2025 erbrachte Leistungen mit Übergangsregelungen bis 2027 nicht mehr zulässig.

Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) umsatzsteuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt. Mit der Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung wurde ein weiterer Schritt zur Digitalisierung vollzogen. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Ab dem 27. November 2020 gilt diese Verpflichtung auch für alle Rechnungssteller, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln.

Dennoch bestehen weiterhin Unsicherheiten in der Praxis, insbesondere da der Begriff “E-Rechnung” technisch nicht immer klar definiert ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig sowohl eine bildhafte Darstellung, etwa in Form eines PDFs, als auch ein strukturiertes Datenformat als E-Rechnung bezeichnet. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt jedoch nur das strukturierte Format als echte E-Rechnung. Im Folgenden werden die Unterschiede der verschiedenen Rechnungsformate näher erläutert.

Papierrechnung

Die traditionelle Papierrechnung stellt eine bildliche Darstellung der Rechnung dar, die eine automatische elektronische Verarbeitung nicht ermöglicht. Auch wenn die Informationen durch Scannen oder Fotografieren digitalisiert werden, bleiben sie unstrukturiert und müssen manuell oder mithilfe zusätzlicher Systeme in Buchhaltungssysteme übertragen werden. Eine Papierrechnung erfüllt daher nicht die Kriterien für eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.

PDF-Rechnung

Eine PDF-Rechnung wird zwar elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen, bleibt jedoch ebenfalls eine bildhafte Darstellung, die keine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Das PDF-Format bietet lediglich eine visuelle Wiedergabe der Rechnungsinhalte, ähnlich wie eine Papierrechnung. Um die Daten elektronisch weiterzuverarbeiten, sind manuelle Eingaben oder der Einsatz von Texterkennungssystemen (z. B. OCR) erforderlich. Auch andere Formate wie “.tif”, “.jpeg” oder “.docx” stellen lediglich bildhafte Repräsentationen der Rechnung dar und erfüllen nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.

E-Rechnung

Der entscheidende Unterschied zwischen einer gescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass die E-Rechnung gemäß EU-Norm in einem strukturierten Format vorliegt. Dieses Format ermöglicht die automatische und medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen ist die E-Rechnung ein semantisches Datenformat, das die direkte und fehlerfreie Übertragung der Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme ermöglicht. Sie basiert auf einem XML-Format und ist primär für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt, kann jedoch bei Bedarf mithilfe spezieller Programme auch in eine menschenlesbare Form umgewandelt werden.